Секретарь редакции (книжное издательство)

Привет! Меня зовут Анна, я HR издательских домов «Нева» и «Филипок и К», будем знакомы!
Наши издательские дома, работают с топовыми авторами детской развивающей литературы (Шамиль Ахмадуллин, Андрей Курпатов). Наша миссия — качественные развивающие книги для детей.
Мы растем и нам в команду требуется секретарь в офис, который готов в короткие сроки показать свой профессионализм!
Для тебя: поддержка лояльного руководителя, перспективная ниша и все необходимое для работы!
Ваш функционал в команде (мы уверены, что все нижеперечисленное уже есть в Вашем опыте):
Организационная работа и документооборот:
• Регистрация, распределение и хранение входящей/исходящей корреспонденции, ведение деловой переписки с контрагентами, лицензионерами, помощниками авторов и пр.;
• Ведение редакционного и производственного плана (по шаблону), внесение корректировок, контроль выполнения;
• Проверка и согласование спецификаций, ведение реестра, архивирование;
• Ведение реестра ISBN и реестра договоров с авторами;
• Составление деклараций, контроль за своевременной сертификацией книг;
• Получение справок из министерства о льготном НДС;
• Контроль перечня запрещенной литературы;
• Заключение договоров с подрядчиками, внештатными исполнителями, отслеживание документооборота и оплат;
• Своевременная организация пересылки документов на подпись руководителю;
• Поиск необходимой информации по запросу и выполнение других поручений руководства, относящихся к деятельности редакции.
Коммуникация и координация:
• Коммуникация с типографиями (условия сотрудничества, отслеживания печати тиражей, документооборот и пр.);
• Участие во внутренней коммуникации редакции (редакторы, корректоры, дизайнеры, верстальщики), протоколирование совещаний, постановка и контроль выполнения задач сотрудниками редакции в Bitrix24, корректировка сроков;
• Обеспечение эффективного взаимодействия между редакцией, складом, типографией (актуализация складских остатков, просчет тиражей, отправка технических заданий в типографию, отслеживание печати, отгрузок, ценовой политики и пр.).
Административно-хозяйственная деятельность:
• Администрирование офиса, участие в выставочной деятельности, контроль за состоянием помещений, закупка и обслуживание оргтехники, мебели, канцтоваров, заказ расходных материалов, взаимодействие с поставщиками услуг;
• Организация курьерской доставки через сервисы (СДЭК, Достависта, Экспресс-Л, Почта России);
• Самостоятельная отправка/получение документов Почтой России;
• Еженедельный анализ и пополнение баланса корпоративных счетов в сервисах доставки.
Мы ждем, что В ы:
• Имеете высшее образование;
• Имеете опыт работы на аналогичной позиции от 2 лет;
• Имеете уровень английского языка, достаточный для осуществления деловой переписки;
• Обладаете высокой автономностью: умеете самостоятельно структурировать входящий поток задач от разных руководителей с в соответствии с приоритетами;
• Имеете опыт в проведении переговоров с поставщиками услуг;
• Обладаете грамотной устной и письменной речью, навыками деловой коммуникации;
• Имеете высокий уровень самоорганизации, внимательность к деталям и исполнительность.
Мы предлагаем:
• Работа на месте работодателя: современный офис в 5 минутах от м. Тушинская по адресу: ш. Волоколамское, д. 73;
• Полная занятость, график работы – 5/2 с 9 до 18 МСК;
• Оформление по ТК с первого дня;
• Испытательный срок – 2 месяца;
• Уровень оплаты – 140 000 руб. до вычета налогов.
Если вы чувствуете внутренний потенциал и готовы покорять вершины - откликайтесь, я обязательно с вами свяжусь!