Операционный менеджер отдела профориентации

Цель роли:
Обеспечить операционную устойчивость и управляемость отдела профориентации: календарь, регистрация, логистика, закупки, базы данных, документы, аналитика, отчетность, дедлайны и контроль хода кейсов по поступлению.
Роль в экосистеме отдела:
Данная роль отвечает за то, чтобы программа отдела функционировала не только содержательно, но и организационно — без потерь в сроках, документах, регистрациях, коммуникации и передаче случаев между участниками процесса. В зону ответственности этой позиции также входит операционное сопровождение поступления: контроль документационного сопровождения, соблюдения сроков и организационной готовности материалов к подаче.
Ключевые зоны ответственности:
• ведение операционного календаря отдела;
• координация подготовки онлайн и офлайн-событий;
• регистрация участников на консультации, встречи, поездки, форумы, выставки и платные продукты;
• сопровождение логистики, закупок, списков участников и организационных чек-листов;
• ведение рабочих баз: ученики, родители, выпускники, партнеры, внешние участники, платные клиенты;
• учет посещаемости, участие, статусы кейсов, сбор обратной связи и постсобытийных данных;
• оформление, хранение и обновление договоров, согласий, форм, списков и иных документов;
• подготовка аналитических сводок, дэшбордов и регулярной отчетности для руководителя отдела;
• контроль дедлайнов и передача информации между всеми участниками процесса.
• ведение таблиц по программам, срокам и требованиям вузов;
• систематизацию требований к портфолио для локальных и зарубежных учебных заведений;
• контроль комплектов документов;
• ведение чек-листов по кейсам;
• контроль статусов заявок;
• координацию передачи кейсов от руководителя отдела к куратору портфолио и другим участникам;
• отслеживание готовности материалов к подаче;
• напоминания семьям и внутренней команде по срокам и этапам.
Требования к опыту:
• опыт работы от 2-3 лет в одной или нескольких сферах: операционное управление, администрирование проектов, сопровождение образовательных процессов, работа со студентами и обучающимися, операционное сопровождение клиентских процессов, координация программ;
• опыт одновременного сопровождения большого количества процессов, задач и участников;
• желателен опыт работы с образовательными программами, приемной кампанией, сопровождением поступления или сервисными проектами;
• преимуществом будет опыт работы в школе, образовательном центре, международной программе, консалтинге либо в среде, связанной с организацией мероприятий и операционных процессов.