Бизнес-ассистент / Личный помощник руководителя / Секретарь / Офис-менеджер

Петербургское частное учебное заведение (IT‑колледж) обучает IT‑специальностям выпускников 9–11 классов и взрослых, желающих получить новую профессию. Мы ищем ответственного, ориентированного на результат бизнес-ассистента (личного помощника) для директора компании — человека, способного работать автономно.
Почему открыта вакансия?
Чтобы сделать новый рывок в развитии колледжа, нам нужно разгрузить директора от оперативной рутины и высвободить его время для стратегии и роста эффективности команды.
Если твоё призвание — быть правой рукой руководителя, ты горишь желанием работать в команде профессионалов, а сфера образования тебе интересна — откликайся. У нас молодая, драйвовая команда, работа с молодёжью и постоянная движуха — скучать не придётся.
Цель должности — полное операционное обеспечение деятельности руководителя и команды. Сотрудник берёт на себя функции:
• внутреннего сервиса,
• проектного офиса,
• HR-партнера (на этапе адаптации),
• внешнего коммуникатора.
Приоритетность задач меняется в зависимости от текущих бизнес-циклов компании. Вы будете постоянно прокачивать новые навыки и расти личностно.
Что предстоит делать
Блок 1. Диспетчерская служба и база знаний (организационное обеспечение, архив)
• Единое окно поддержки: решаете операционные вопросы сотрудников или перенаправляете специалистам;
• Хозяйственное обеспечение: заказ воды, расходников, канцелярии, контроль клининга и техподдержки;
• База знаний: собираете инструкции и регламенты, структурируете в базе, следите за актуальностью.
Блок 2. Ассистирование в проектах (поддержка руководителя) (ведение проектов, планирование, контроль поручений)
• Планирование и контроль задач в трекерах, дедлайны, напоминания;
• Подготовка к встречам: повестки, переговорные, раздаточные материалы, презентации;
• Отчётность: сбор данных из отделов, сведение таблиц, итоговые отчёты;
• Коммуникация с подрядчиками от лица руководителя (согласование, прозвон, детали).
Блок 3. Наставничество и адаптация (HR-поддержка) (корпоративная культура)
• Онбординг: контроль чек-листа «Первый день новичка» (доступы, аккаунты, рабочее место);
• Кураторство: знакомство с коллективом, экскурсия, обучение работе в CRM, базе знаний, трекерах;
• Сопровождение: встречи 1-на-1 с новичками на испытательном сроке, сбор обратной связи;
• Адаптационные материалы: памятки и гайды для новых сотрудников.
Блок 4. Информационная аналитика и внешние коммуникации (входящая/исходящая документация, деловая переписка, телефонные переговоры)
• Мониторинг сайтов колледжей, образовательных порталов, органов власти, чатов (Telegram, WhatsApp, форумы). Еженедельный дайджест для руководителя;
• Документооборот: приём, сортировка, регистрация входящей почты (email и физической). Проекты ответов по шаблонам, черновики сложных писем на утверждение. Контроль сроков официальных запросов.
Что желательно иметь кандидату:
Hard skills
• Продвинутый пользователь ПК и офисной техники;
• Word, Excel/Google Sheets (сводные, ВПР, формулы), PowerPoint/Google Slides/Canva;
• Опыт с CRM (понимание логики);
• Опыт с Notion, WEEEK или аналогами (задачи, базы знаний);
• Грамотная устная и письменная речь.
Soft skills
• Системность: преобразовать хаос в папках, документах, вопросах;
• Клиентоориентированность: желание помогать, терпение;
• Гибкость и приоритетность: переключаться между задачами без потери качества;
• Инициативность и проактивность: делать, не дожидаясь просьбы;
• Внимательность к деталям (документы, цифры).
Мы предлагаем:
• Пятидневка с 9:00 до 18:00 у м. Горьковская (10 минут пешком);
• Официальное трудоустройство с полностью белой заработной платой и оформлением по договору ТК РФ ;
• Достойная заработная плата, от 80 000 рублей на руки на испытательном сроке с пересмотром в сторону повышения по итогам 3 месяцев работы при выполнении KPI;
• Работа в стабильно развивающейся компании‚ ориентированной на долговременное сотрудничество и развитие своих сотрудников;
• Корпоративные мероприятия, подарки к праздникам и многое другое;
• Классный опыт работы с интересными людьми и задачами;
• Возможность влиять на процесс и результат;
• Отпускные исходя из полной суммы оклада.